تشير إدارة استمرارية الأعمال (BCM) إلى الحفاظ على وظائف الأعمال أو استئنافها بسرعة في حالة تعطيل كبير، سواء كانت ناجمة عن نار، فيضان، أو اختراق من قبل مجرمي الإنترنت. تحدد خطة استمرارية الأعمال الإجراءات والتعليمات التي يجب على المنظمة اتباعها في مواجهة هذه الكوارث؛ ويغطي العمليات التجارية والأصول والموارد البشرية وشركاء الأعمال وأكثر من ذلك.

يعتقد الكثير من الناس أن خطة التعافي من الكوارث (DR) هي نفس خطة إدارة استمرارية الأعمال ، لكن خطة التعافي من الكوارث تركز بشكل أساسي على استعادة البنية التحتية والعمليات بعد الأزمة. إنه في الواقع جزءا واحدا فقط من خطة استمرارية الأعمال الكاملة، حيث تنظر خطة استمرارية الأعمال إلى استمرارية المنظمة بأكملها.

إدارة استمرارية الأعمال

ما هي إدارة استمرارية الأعمال ؟

إن استمرارية الأعمال واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث يعدان من الممارسات المترابطة التي تدعم قدرة المنظمة على الاستمرار في العمل بعد وقوع حادث ضار.

أصبحت المرونة شعارا للمنظمات التي تواجه مجموعة من التهديدات، من الكوارث الطبيعية إلى الجولة الأخيرة من الهجمات الإلكترونية.

وفي هذا المناخ، فإن استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث تحتل مكانة أعلى من أي وقت مضى. وتعتمد كل مؤسسة، من الشركات الصغيرة إلى أكبر الشركات، اعتمادا متزايدا على التكنولوجيات الرقمية لتوليد الإيرادات، وتقديم الخدمات، ودعم العملاء الذين يتوقعون دائما أن تكون التطبيقات والبيانات متاحة.

التعطيل ليس فقط عائق للعملاء. يمكن أن يزيد الحريق أو الفيضانات أو الهجمات الالكترونية أو غيرها من الكوارث من الخسائر المالية ، وإلحاق الضرر بالعلامة التجارية للشركات. وفي أسوأ الحالات، غلق الأعمال بشكل دائم. أفاد حوالي ثلث المشاركين في استبيان مركز البيانات العالمي لعام 2019 الذي أجراه معهد العمل 2019 بأن لديهم “تأثيرات تجارية” مرتبطة بشكل ما من البنية التحتية في العام الماضي. وقال أكثر قليلا من 10٪ من المشاركين في الاستطلاع أن الانقطاع أدى إلى 1 مليون دولار بالإضافة إلى التكاليف المباشرة وغير المباشرة.

لماذا تعتبر إدارة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث (BCDR) مهمة ؟

ينم دور استمرارية الأعمال واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث عن الحد من آثار الانقطاعات والاضطرابات على سير العمليات التجارية. إن ممارسات استمرارية الأعمال واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث تمكن المنظمة من الوقوف على قدميها مرة أخرى بعد حدوث المشاكل، والحد من خطر فقدان البيانات والضرر بالسمعة، وتحسين العمليات مع تقليل فرصة حدوث حالات الطوارئ.

قد يكون لدى بعض الشركات السبق في استمرارية الأعمال واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث، فإن إدارة استمرارية الأعمال هي عبارة عن وظيفة راسخة في العديد من أقسام تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بالأنظمة الفردية. ومع ذلك، فإنّ  (BCDR) أكثر اتساعاً من تكنولوجيا المعلومات، ويشمل مجموعة من الاعتبارات – بما في ذلك إدارة الأزمات وسلامة الموظفين وأماكن العمل البديلة.

ويتطلب اتباع نهج شامل في عملية الـ BCDR تخطيطاً وإعداداً شاملين. يمكن لمحترفي إدارة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث مساعدة المنظمة في إنشاء استراتيجية لتحقيق المرونة. إن تطوير مثل هذه الاستراتيجية عملية معقدة تنطوي على إجراء تحليل لتأثير الأعمال (BIA) وتحليل المخاطر بالإضافة إلى تطوير خطط واختبارات وتمارين وتدريبات استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث.

كما تساعد وثائق التخطيط، والتي هي حجر الزاوية في الاستراتيجية الفعالة لمراقبة الانبعاثات الوسيطة، في إدارة الموارد، وتوفير المعلومات مثل قوائم الاتصال بالموظفين، وقوائم الاتصال في حالات الطوارئ، قوائم الموردين، والتعليمات اللازمة لإجراء الاختبارات، وقوائم المعدات، والرسومات التخطيطية التقنية للأنظمة والشبكات.

مجموعة أسباب أخرى توضح أهمية إدارة استمرارية الأعمال 

  • تحدد نتائج BIA فرص تحسين العمليات والطرق التي يمكن للمنظمة من خلالها استخدام التكنولوجيا بشكل أفضل.
  • تشكل المعلومات في الخطة مصدرا بديلا للوثائق.
  • توفر الخطة مصدرًا واحدًا لمعلومات الاتصال الرئيسية.
  • تعد الخطة بمثابة وثيقة مرجعية لاستخدامها في تخطيط وتصميم المنتجات وتصميم الخدمات وتسليمها وغيرها من الأنشطة.
  • ينبغي أن تسعى المنظمة إلى التحسين المستمر، مدفوعاً بعملية إدارة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث .

ما ينبغي إدراجه في خطة استمرارية الأعمال BCP؟

تعمل خطة استمرارية الأعمال كدليل للمؤسسات حول كيفية كتابة الخطة التي ستستجيب بفعالية للأحداث المحتملة لتعطيل الأعمال. فيما يلي أربعة مكونات رئيسية لهذه الخطة:

النطاق والأهداف

تنص على الغرض من خطة استمرارية الأعمال، بما في ذلك وظائف أعمال محددة يجب إعطاءها الأولوية للانتعاش أثناء فترة الطوارئ. يجب أن يشمل هذا القسم أمثلة من أحداث الطوارئ التي من شأنها أن تؤدي إلى استجابة هذا الخطة.

مثال:

خطة إدارة استمرارية الأعمال هذه عبارة عن  ضمان استمرارية خدمات تكنولوجيا المعلومات وخطوط العملاء في حالة الإغلاق غير المتوقع والمطول للطاقة. يمكن أن يحدث اضطراب الطاقة بسبب الظروف الجوية الطارئة أو حريق في البناء. تشمل المجالات الوظيفية التي يتم تحديد أولويات الاسترداد لها في هذه الخطة فريق مكتب دعم العملاء والتمويل.

التصرفات في وقت الخطر

يتضمن المخاطر المحتملة ذات الوظائف التشغيلية الرئيسية والتي من شأنها تعطيل الاستمرارية للعمل والعميل بشكل كبير. كما ينطوي هذا أيضا على حجم المخاطر لكل وظيفة، مما سيساعد لجنة خطة استمرارية الأعمال على اتخاذ إجراءات وقائية مناسبة.

مثال:

  • العملية: دعم العملاء.
  • وصف العملية: فريق دعم العملاء يعتني بعمليات عالمية على مدار 24 ساعة للدردشة الحية مع العملاء في جميع المناطق مثل أمريكا، أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا.
  • التأثير على الأعمال: حرج.
  • وصف التأثير: 100٪ من الدردشة الحية تمر على فريق دعم العملاء في منطقة ما. يتم توجيه 20٪ من المكالمات الحية إلى مكتب هذه المنطقة. الاضطراب يعني أنه لا يوجد المزيد من دعم الدردشة الحية والعملاء الذين يعانون من أوقات الانتظار المهمة على الجدول الزمني لمكالمات المشروع وجدول فريق العمل.

استراتيجية إدارة استمرارية الأعمال بعد الأزمة  

يحدد جميع الإجراءات ذات الصلة لاستعادة عمليات الأعمال بعد حادثة أو أزمة. تتضمن استراتيجية الاسترداد الجيدة جدول زمني لاستعادة واقعية وموارد حالات الطوارئ الأساسية.

مثال:

يجب أن يعمل أفراد تكنولوجيا المعلومات ولجان خطة استمرارية الأعمال برامج وخوادم احتياطية بديلة للمساعدة في توفير طلبات العملاء بعد انقطاع التيار الكهربائي. يجب أن يكون دعم العملاء قادرا على تلقي الطلبات والاستجابة للعملاء في غضون 30 دقيقة. كما يجب أن يعمل مدير ذلك على غرف الخوادم البديلة في المنطقة إذا استمر انقطاع التيار الكهربائي على مدار ساعة أخرى لمنع فقدان الإيرادات الضخمة.

الأدوار والمسؤوليات

يشير إلى الموظفين الرئيسيين ومهامهم المعينة خلال أو بعد الحادث. يحتوي كل عضو في اللجنة على مجموعة فريدة من المسؤوليات لتنفيذ خطة إدارة استمرارية الأعمال بنجاح لكل وظيفة عمل.

مثال:

ممثل: جون سيمز

الدور: رئيس العمليات

تفاصيل الاتصال: jsims@example.org

وصف المسؤوليات:

  1. يجب أن تضمن تحديث خطط استمرارية الأعمال ويجب أن تنسق مع قادة الفريق فيما يتعلق بالتغييرات.
  2. يساعد على إخطار أصحاب المصلحة الرئيسيين في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا بالتهديدات في برامج وأدوات دعم العملاء.

خطوات تطوير نظام إدارة استمرارية الأعمال 

في خطوات قليلة فقط، نحدد الهدف من استمرارية عملك، ووضع إجراء مشترك لتحسينها المستمر والعمل معك لتطوير استراتيجيات وخطط الطوارئ المشتركة:

تحليل الفجوات

نقوم بتحليل الجوانب الموجودة لنظام إدارة استمرارية عملك أو نظام إدارة الطوارئ الخاص بك، وبالتالي مستوى استحقاقه.

تخطيط التحسين

بناء على هذا التحليل نحدد التدابير اللازمة لتحسين استحقاق نظام إدارة استمرارية عملك. نقوم بتطوير النهج والتدابير العملية التي تساعدك على إنشاء نظام لـ إدارة استمرارية الأعمال المناسبة يتطور ويتحسن مع مرور الوقت.

التنفيذ

نحن نعمل معكم لتنفيذ خطة التحسين ومدربي مختصي إدارة استمرارية عملك، كيفية تنفيذ وإقامة مهام الإدارة. سيعطيك هذا الأدوات التي تحتاجها للتعامل مع كارثة أو حادث كبير. حتى تتمكن من التصرف والرد بدقة وفعالية في حالة حالات الطوارئ.

فكر للدراسات والاستشارات الاعلامية

تؤمن شركة فكر للدراسات والاستشارات الاعلامية بأهمية إدارة استمرارية الأعمال واستعادة العمل في المنظمات بعد الكوارث والأزمات، وهو ما حولنا تغطيته في المقالة السابقة ونرجو أن نكون قد استطعنا تحقيق الفائدة المرجوة.